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11/03/2016
Implantar eQuàliment por fases, una estrategia de éxito

En los proyectos de distribución de alimentos solidarios habitualmente intervienen diversos actores, los prescriptores y las entidades que entregan los alimentos, que pueden comportar también distintas concepciones sobre el sentido y las expectativas de su actividad, así como diversidad de culturas organizativas.

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También el voluntariado, que es el alma de estos proyectos, se compone mayoritariamente por personas que ya han finalizado su etapa de actividad laboral y que después generosamente dedican su tiempo y sus habilidades a impulsar y sostener actividades como la distribución de alimentos. Y tampoco hay que olvidar que cuando hay que abordar mejoras organizativas puede aparecer una cierta resistencia al cambio, un fenómeno generalizado sin distinción de sectores ni de edades.

Por todos estos motivos es importante que la implantación de un sistema de gestión como eQuàliment sea gradual y priorice la aportación de beneficios tangibles para todas las partes implicadas, y relegue a un segundo plano aquellos beneficios que aun entendiéndolos como tales puedan ser inicialmente percibidos como dificultades o complicaciones de difícil asunción.

eQuàliment se implanta con frecuencia en tres fases diferenciadas:
1) El sistema de prescripción
2) El sistema de entregas
3) La gestión completa del centro de distribución
Cada fase tiene unos objetivos y aporta unos beneficios específicos.

1) En el Sistema de Prescripción hay un doble propósito: objetivar la base de datos de beneficiarios y crear un canal de comunicación entre prescriptores y centros de entrega.

Con el sistema de prescripción los beneficiarios acuden a los centros de distribución con un documento que recoge el calendario completo con los días y horas  de recogida y los tipos de lote que recibirán o los puntos que podrán acreditar en el autoservicio. La base de datos está contrastada y libre de duplicidades. Los prescriptores podrán hacer indicaciones específicas y personalizadas al centro de entrega, y tendrán constancia de eventuales episodios de absentismo. Los centros de entrega establecerán la capacidad máxima de familias que pueden atender y que el sistema no podrá sobrepasar. Se podrá disponer de datos estadísticos sobre los perfiles de usuarios o de su tiempo de permanencia en el servicio y el centro de entregas podrá acreditar la información sobre familias atendidas que le solicita el Fondo Social Europeo para poder distribuir sus productos.

Un beneficio indirecto del sistema de prescripción es que genera un nuevo ambiente de rigor entre los beneficiarios que facilitará otras oportunidades de actuación.

2) En el Sistema de Entregas los objetivos principales son facilitar la gestión logística del proceso material de entregas, más aun cuando se trabaja en un modelo de autoservicio, disponer de información concreta sobre qué alimentos están recibiendo las familias, y generar automáticamente los justificantes de entrega que pueden exigir algunos donantes, principalmente el Fondo Social Europeo.

3) Y finalmente con la Gestión Completa  del centro de entregas, que incluye la gestión de stocks de productos, se dispone, entre otros, de herramientas de simulación que permiten inferir que necesidades de productos concretos se van a generar en función del número de familias que acudirán al centro en un período concreto de tiempo.

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